Une nouvelle recrue, tout juste entrée en période d’essai, arrive avec une question simple : « Je suis déjà couverte par la mutuelle de mon conjoint, est-ce que je peux refuser la vôtre ? » La réponse est oui, souvent, mais pas toujours, et la façon de traiter la demande compte autant que la réponse. Une dispense accordée sans justificatif peut coûter cher à l’employeur lors d’un contrôle Urssaf, et une dispense refusée à tort fait payer au salarié une cotisation inutile.
Le principe : l’adhésion est obligatoire, la dispense est l’exception
Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et en financer au moins la moitié. Lorsque ce régime est obligatoire, ce qui est le cas général, chaque salarié doit y adhérer. Il ne peut s’en dispenser que s’il entre dans l’un des cas prévus par la loi ou par l’acte qui a mis en place le régime : accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l’employeur.
La dispense est toujours à l’initiative du salarié. L’employeur ne peut ni l’imposer ni la suggérer pour économiser sa part de cotisation, et il ne peut pas non plus la refuser lorsque le salarié remplit les conditions d’un cas de dispense de droit.
Les cas de dispense que l’employeur ne peut pas refuser
Le Code de la sécurité sociale prévoit plusieurs situations dans lesquelles le salarié peut refuser l’adhésion, même si l’acte fondateur du régime n’en dit rien :
- il est déjà couvert, y compris comme ayant droit, par un autre régime collectif obligatoire, par exemple celui de l’employeur de son conjoint, un contrat dit « Madelin » de travailleur indépendant, le régime local d’Alsace-Moselle, le régime des industries électriques et gazières ou une mutuelle de la fonction publique ;
- il bénéficie de la complémentaire santé solidaire, jusqu’à la fin de ce droit ;
- il avait déjà une mutuelle individuelle au moment de son embauche ou de la mise en place du régime, jusqu’à l’échéance annuelle de ce contrat ;
- il est en CDD ou en contrat de mission et la durée de sa couverture dans l’entreprise serait inférieure à trois mois, à condition de justifier d’une couverture individuelle responsable ;
- il travaille à temps partiel ou en apprentissage et la cotisation représenterait au moins 10 % de sa rémunération brute.
Le cas de l’ayant droit appelle une précision. Selon l’administration, la dispense n’est possible que si la couverture des ayants droit est obligatoire dans le régime du conjoint. Si l’entreprise du conjoint propose seulement une extension facultative à la famille, le salarié doit adhérer au régime de son propre employeur.
Les cas qui dépendent de l’acte fondateur
D’autres dispenses ne sont valables que si l’accord ou la décision unilatérale qui a institué le régime les prévoit expressément. C’est notamment le cas pour les salariés en CDD d’au moins douze mois qui justifient d’une couverture individuelle, ou pour ceux en CDD de moins de douze mois, même sans autre couverture.
Lorsque le régime a été mis en place par décision unilatérale de l’employeur et qu’il comporte une part de cotisation à la charge du salarié, les salariés déjà présents dans l’entreprise à cette date peuvent aussi refuser d’y adhérer. Ce droit, issu de la loi Evin, ne concerne pas les salariés embauchés ensuite.
Avant de répondre à une demande, il faut donc relire le texte qui a institué la mutuelle dans l’entreprise. Une dispense accordée sur un motif qu’il ne prévoit pas fait perdre au régime son caractère collectif et obligatoire aux yeux de l’Urssaf.
La demande écrite et les justificatifs
La dispense doit être demandée par écrit par le salarié. Sa lettre précise le cas invoqué, le nom de l’organisme qui le couvre déjà le cas échéant, et indique qu’il a été informé des conséquences de son choix, notamment l’absence de couverture par le régime de l’entreprise. Elle est accompagnée des justificatifs : attestation de l’organisme assureur du conjoint, notification de la complémentaire santé solidaire, copie du contrat individuel et de sa date d’échéance.
Pour l’employeur, c’est ce dossier qui fait foi en cas de contrôle. Sans demande écrite ni justificatif, l’Urssaf peut considérer que le régime n’est pas collectif et obligatoire, et réintégrer la part patronale dans l’assiette des cotisations sociales pour l’ensemble des salariés concernés. Pour les dispenses liées à une autre couverture, il est prudent de redemander chaque année un justificatif à jour.
Dans une petite entreprise, le plus simple consiste à remettre au salarié, dès son embauche, une notice listant les cas de dispense prévus dans l’entreprise et un modèle de demande. Cela évite les refus oraux et les mails laissés sans suite.
Ce que la dispense change sur la fiche de paie
Un salarié dispensé ne paie pas la part salariale de la cotisation, et l’employeur ne verse pas la part patronale. Il n’y a pas de compensation financière, sauf pour les contrats très courts et, si un accord le prévoit, certains temps partiels : le salarié peut alors percevoir une somme, appelée versement santé, destinée à l’aider à financer sa mutuelle individuelle.
L’effet sur le net reste modeste mais visible. Avec une cotisation salariale de 30 euros par mois, la dispense augmente d’autant le salaire net versé. Le convertisseur salaire brut net donne un ordre de grandeur, mais seule la fiche de paie intègre le détail des cotisations de votre entreprise.
Enfin, la dispense n’est jamais définitive. Le salarié peut demander à adhérer à tout moment, et il est obligé de le faire dès que la situation qui la justifiait prend fin : divorce, changement d’emploi du conjoint, fin des droits à la complémentaire santé solidaire. C’est à lui d’en informer l’employeur, et c’est souvent là que naissent les trous de couverture.
